商務(wù)英語的寫作技巧

　　商務(wù)英語寫作目前在生活中有越來越廣泛的應(yīng)用，每個人都有必要了解商務(wù)英語的一些寫作知識和規(guī)范。但目前很多英語學(xué)習(xí)者并沒有系統(tǒng)接觸過商務(wù)英語寫作的教材或者資料，對商務(wù)英語可能比較陌生�，F(xiàn)在小編就為大家介紹商務(wù)英語的寫作技巧，一起來看看吧！

　　關(guān)于商務(wù)英語寫作技巧

　　Business English Writing Tips系列對商務(wù)和法律人士使用英語時的一些常見錯誤進行指正，請看以下商務(wù)和法律人士(商法人)英語寫作常見表達錯誤：

　　1.“well received with many thanks”

　　經(jīng)�？匆娚谭ㄈ嘶貜�(fù)客戶郵件時的這種表達方法，這其實是非常strange的一種表達。首先received就可以，加上well就和一般常見的英文表達方式相悖了。其次，thanks就行，加上many沒有必要，亦會看起來稍微有一點點過于polite，well received with many thanks是亞洲人會經(jīng)常用的英語表達方法。所以，這個句子的正確說法應(yīng)是email received with thanks，但其實這種表達方式老外是不常用的，這更多的是亞洲人對英語的一種發(fā)明并最終影響了英美人的使用方法，像Long time no see一樣。更正宗一點的表達是We have received your email and we will xxx accordingly或We acknowledge the receipt of your email and thank you for contacting us或者Thank you for sending xxx through and we will xxx accordingly等等。有的時候英文表達不一定是簡短的好，正如中文一樣，英文是一門存在了很長時間的語言，是有固定和讓人舒適的表達方式的，故意縮短不可取。

　　2.“captioned matter”

　　Captioned matter也是商法人在郵件中經(jīng)常見到的表達方式，但對這種用法，沒有和亞洲人接觸過的外國人大都是看不懂的。想用captioned matter在郵件中表達的意思是the matter in the subject line。但在英語中這種表達方式是不存在的，正確的應(yīng)是把subject line matter再敘述一遍，這樣也省去了客戶再回到subject line看郵件主題是什么的時間，是一種非常好的習(xí)慣。另一個選擇就是直接說subject line matter，這樣通俗易懂。

　　3.“it’s, can’t”

　　郵件中經(jīng)常看到商法人這樣用縮寫，這是不要緊的。但是在各種正式的商法人memo中個人覺得還是越正式越好，最好直接用It has, it is 或cannot。要注意是cannot 不是can not，中間是沒有空格的，這個有時候有人會用錯。而且，個人認(rèn)為應(yīng)當(dāng)摒棄memo中所有的英文動詞的縮寫，只用全稱，這樣顯得更嚴(yán)謹(jǐn)和專業(yè)。

　　4.“完整的句子，+完整的句子”

　　比如，這一個例句：the employee argued with his employer, the employee then left the employer’s office。這個句子在語法上是絕對錯誤的。因為這是兩個完整的句子，不能用逗號連接，要用一個句號終止第一句，然后再另起一句，如the employee argued with his employer.The employee then left the employer’s office�；蛞�用連詞連接兩句話，比如the employee argued with his employer and the employee left the employer’s office。

　　實踐中還有一個常見的錯誤就是把therefore，however等詞當(dāng)成連詞用，這在語法上也是錯誤的。如the employee argued with his employer, however, he controlled his anger。正確的語法應(yīng)是the employee argued with his employer, however, and he controlled his anger。加上and之后，兩個本來獨立的完整句子在語法上就被連接起來了�；蛘吒纱鄶嗑洌簍he employee argued with his employer.However, he controlled his anger。

　　總之，兩個完整的句子在一起，要么加連詞，要么用句號隔開，否則語法上就是錯誤的。

　　5.“分號的用法”

　　個人認(rèn)為，在memo和email的寫作中，除非列舉一連串事項，否則要盡量避免使用分號。因為分號會使意思表達不清晰，不連貫，在語法上也比較難以控制兩個句子之間的連接,從而產(chǎn)生歧義。

　　FYI，分號多用于連接兩個緊密聯(lián)系的獨立句子時，如Call me in 30; Ill have what you are asking for.但其所用之處表達不太正式，一般只在英文小說或文章中常見，故應(yīng)盡量在商務(wù)memo中避免。

　　6.“i.e.和e.g.”

　　"i.e."的意思是 "that is" 或者 "in other words," ，"e.g." 的意思是 "for example." 前者是用來澄清你前面已經(jīng)說的東西，后者是通過舉例的方式為你所敘述的事情添加色彩。他們是完全不同的，大多數(shù)商法人在實踐中分不清楚。

　　7.“比較級的使用”

　　有時會見到商法人這么用比較級，如employee A’s severance package is higher than employee B.這在意思上是不成立的。不能說A的package比B高，而應(yīng)該是A的package比B的package高。所以，正確表達應(yīng)是employee A’s severance package is higher than employee B’s。

　　8.“xxx and I 的使用”

　　有時會看見商法人這樣的表達：could you please send the documents above to xxx and I? 這樣是不正確的，正確的表達應(yīng)該是could you please send the documents above to xxx and me?因為I在這時候被放在了object的位置上，其要變形為me，才能符合其object 的定位，否則則是以subject的意思替代了object的位置。但如果主語是在句首，則要用I不用me，如xxx and I will send the documents through tomorrow.

　　9.“Farther 和Further的區(qū)別”

　　二者一般可以互換，但farther多指地理位置上的更遙遠，而further則多指抽象意義上的更遙遠，還是有細微差別的，我們有的時候不太注意。比如I think you deserve to go further in life，這時最好不用farther.

　　10.“between 和among”

　　Between的意思是在兩個不同的事物中，而among則是在一堆大致相同的物體中。比如，Mike needs to choose between incentive plan A and plan B以及Mike needs to choose among all the incentive plans，這個有時候商法人也容易混淆。

　　商務(wù)英語中級寫作技巧

　　1、仔細閱讀要求，確定所要寫的是電子郵件、備忘錄、還是便條。注意格式。

　　2、一定要完成所指定的3項任務(wù)，并進行合理發(fā)揮。

　　3、不要完全照抄題目要求的任務(wù)提示，盡量變化一下，如果實在不知道如何變化，或沒有把握，至少要把要求補充為完整的句子。

　　4、字?jǐn)?shù)一定要控制在40－50以內(nèi)，多字或少字都會扣分。

　　5、根據(jù)寫信人和收信人的關(guān)系和要求寫的內(nèi)容判斷使用語氣的正式程度。

　　6、第一部分主要是公司內(nèi)部交流，上級給下級寫，語氣不必特別正式，下級給上級寫，最好采用正式語氣。給平級同事寫信，語氣也不必太正式。上級給下級安排日常工作或下級向上級請示工作，最好用正式語氣。平級之間的一般交流，可以不太正式。切記不要把不正式和不禮貌混淆，不正式不代表不禮貌。無論給誰寫信都要禮貌。

　　7、寫時別忘遵守我課堂上講的7C原則（completeness, conciseness, correctness, consideration,clarity, courtesy, concreteness）

　　8、注意謹(jǐn)慎使用縮略式（如I’m ），建議不使用縮略式，以防犯錯。

　　9、注意單詞和語法的準(zhǔn)確性，寧可用正確的簡單句，也不用錯誤的復(fù)雜句。

　　10、最好寫前打個草稿，寫后仔細檢查。檢查內(nèi)容包括是否完成3個任務(wù)，單詞、語法、文體是否正確、恰當(dāng)，字?jǐn)?shù)是否符合要求，格式是否正確等。

　　11、注意卷面整潔，這會給閱卷老師至少要留下一個比較好的第一印象。

　　商務(wù)信函寫作應(yīng)試技巧

　　構(gòu)思正式的商務(wù)信函時，須考慮以下幾個方面：

　　1、寫信目的

　　要明確寫信目的，是為了提供信息，咨詢，還是投訴等？希望得到什么結(jié)果？

　　2、讀者對象

　　明確讀者對象，使用正確的文體，得體的語言。

　　3、條分縷析

　　分段有助于增加行文的明晰程度，增加信函的可讀性。寫信要清楚分段，有條理的表達自己的觀點，每段只表達一個主題。也可以適當(dāng)用彈點、數(shù)字等技巧以幫助讀者理解自己的信。

　　4、常用表達

　　要使用商務(wù)信函常用的表達，那樣會顯得很專業(yè)，給讀者留下很好的印象。

　　例如：further to your letter of……， Please do not hesitate to contact me.等比較常用的語句。

　　在確保不出錯的前提下，如能適當(dāng)展示自己語言的豐富性那就更好了。

　　商務(wù)英語初級寫作技巧

　　一、準(zhǔn)備——深思熟慮

　　準(zhǔn)備工作可以采用多種形式。 具體講， 一般需要對以下幾方面有明確的認(rèn)識：

　　1.作者的角色

　　一般來說，首先要判定交際雙方的等級關(guān)系和親疏關(guān)系，然后即可確定交際走向是否應(yīng)為上行文、下行文或平行文。劃分出這個界限，才能做到語言準(zhǔn)確得體。

　　2.讀者的角色

　　讀者信息包括：身份(決定語氣);專業(yè)水平(決定用詞);人數(shù);主次

　　3.預(yù)期的目的

　　效率是第一位的，因此最好開門見山，切中主題;文字應(yīng)簡潔明了。

　　二、起稿——條理分明

　　在寫的過程中，我們需要完成如下幾項任務(wù)：

　　1.確定篇幅

　　一般分為開頭、主體、結(jié)尾三部分。

　　讀者視角：迅速捕捉頭尾信息。

　　2.組織布局

　　商務(wù)文章注重邏輯性，結(jié)構(gòu)嚴(yán)謹(jǐn)，環(huán)環(huán)相扣。

　　由近至遠，由淺至深，由輕至重。

　　3.區(qū)分類別

　　在給自己的文章定位時，幾點值得我們注意：記敘與非記敘;互動性與單向性;抽象信息與具體信息;客觀描述與主觀判斷。

　　三、定稿——精雕細琢

　　定稿的標(biāo)準(zhǔn)尺度：

　　1、布局合理，層次分明

　　2、信息合理，內(nèi)容完整

　　3、語氣恰當(dāng)，適合讀者

　　4、語句連貫，一氣呵成

　　5、句型豐富，短句為主

　　6、措辭到位，表達準(zhǔn)確

　　商務(wù)英語的寫作步驟

　　第一步你需要做的是，了解你的寫郵件對象。

　　我們經(jīng)常為了自己要寫的內(nèi)容感覺痛苦，我們編寫復(fù)雜的電子郵件，報告看起來也很一般，大部分時候我們的努力并沒有讓我們的內(nèi)容更容易閱讀。

　　了解一段文字的目的是為了給你一種方向感。撰寫商業(yè)報告應(yīng)遵循特定的格式; 例如，公司內(nèi)部經(jīng)常往來的電子郵件可能簡短而不正式，但客戶電子郵件或PowerPoint演示文稿最好要遵循禮貌，內(nèi)容清晰和簡潔這樣的準(zhǔn)則。

　　你的收件人就是你的指南針; 你首先要換位思考，如果你是收件人，你想要知道的內(nèi)容是什么？這樣會大大縮小你寫作的范圍。

　　你在郵件和報告中使用的語言風(fēng)格和詞匯等都符合你收件人的實際情況和當(dāng)下的情景，這不僅僅是郵件內(nèi)容有效性的問題，還體現(xiàn)著你的溝通技巧。你能不能水岸的運用你的溝通能力和不同的收件人溝通，讓對方理解并給予你有效的回復(fù)。完成溝通的目標(biāo)。

　　第二步你應(yīng)該在內(nèi)容和風(fēng)格方面更加注意。

　　你的文章有沒有按照商務(wù)寫作基本特征和規(guī)則進行組織？

　　簡單的語言

　　你寫郵件也好，寫報告也好寫計劃書也好，你的目的只有一個，就是把你的觀點輕松快速的傳達給你的觀眾。而要完成這一個目的，我認(rèn)為多使用主動語態(tài)，選擇常用的短單詞避免使用過多形容詞。

　　我們來看兩句話：

　　“We’d love to be of assistance”

　　“We’d love to assist you.”

　　你認(rèn)為在商務(wù)寫作中，哪一句話更合適？

　　答案是哪句更直接，更高效和易于理解的那就是你要的答案。

　　簡潔

　　Conciseness and Brevity是商務(wù)寫作中非常重要的一個原則，因為你的收件人和觀眾無法瀏覽多個報告頁面以獲取他們所尋求的信息。所以請尊重你收件人的時間，他們需要的是能夠輕松訪問重要信息。

　　什么叫做簡潔呢？

　�。�1）緊緊圍繞著你的主題

　　（2）專注于事實

　�。�3）你的寫作主旨要避免歧義，清楚的交代事情

　　（4）建議你選擇簡短的單詞

　　舉個例子：

　　will you be kind enough to 和 please

　　你會選擇哪個？

　　當(dāng)然是please！

　　anticipate 和except

　　endeavor 和 try

　　facilitate 和 help

　　在商務(wù)寫作中二選一你選哪個？

　　我們選用簡短有效的單詞組成句子，每個句子不要超過20個詞，如果情況允許越直觀的表述越好，可視化優(yōu)于數(shù)字

　�。�5）避免不必要的修飾比如形容詞和副詞，還有那些which／that的從句

　　明確的區(qū)分開觀點和事實

　　這兩方面的內(nèi)容應(yīng)該在你的商業(yè)寫作中明確區(qū)分。

　　確保讀者能夠分辨什么時候你闡述的是事實，什么時候你闡述的是你個人的觀點。

　　強烈建議大家要注意這個原則，這樣在實際工作中你可以避免很多的誤解，保證你的寫作不會含糊不清。

　　你的目的只有一個

　　你的每一次商務(wù)寫作交流都應(yīng)該是有明確的目的，你需要努力不要偏離這個目的。一次把一個問題講透，而不是什么都講。

　　如果您通過電子郵件向同事發(fā)送后續(xù)電子郵件，請不要在同一封電子郵件中包含超過三個不相關(guān)的請求，在實務(wù)中也是要特別注意。

　　如果你的收件人需要在冗雜的信息中來回摸索才知道你想表達什么？那你這個文章就認(rèn)真失敗了，你想一下，如果一個hr在給新員工培訓(xùn)的時候，說的不清不楚，之后的工作如何可能開展順暢？

　　第三步通過選用格式讓你的表達更加高效

　　請你盡可能的通過使用標(biāo)題，項目符號，編號和其他格式化功能（粗體，斜體，不同的顏色），來幫助閱讀者更佳輕松瀏覽和掃描文本。

　　但要切記，這些highlight不要太過分！太多分散注意力的視覺元素會將焦點從信息中轉(zhuǎn)移，注意力轉(zhuǎn)移對你來說沒有好處。

　　這個原則適用于所有的商務(wù)寫作，無論是電子郵件，報告還是powerpoint，遵循格式會讓你的寫作更加清晰高效。

　　如有可能，盡量用可視化的圖形或圖表來替換枯燥的文本。

　　第四步你的商務(wù)文章發(fā)出去之前一定要認(rèn)真修改校對！

　　從第一稿到你最終的提案，中間一定會經(jīng)歷幾次修改和校對。一個好的商務(wù)寫作一定不會有語法和詞匯錯誤，還有標(biāo)點符號你也要注意！

　　你提交之前要確保多次閱讀保證你的文章的流暢性和可讀性，沒有令人尷尬的錯誤。你可以選擇通過在線拼寫檢查器來進行糾正�？荚囈彩且粯�，確保語法和單詞的正確是基本要求。

　　如果一封商務(wù)信函錯誤連篇，寫信的人給人留下的印象會非常不好。

　　我們來看個小例子：

　　Maruko and Daniel are good friends of chirs and I.

　　這個句子有沒有錯誤？

　　低級錯誤不要犯！

　　第五步不要忘記你的態(tài)度和觀點

　　這是商業(yè)寫作中很少被強調(diào)的部分，我們建議大家寫作的時候多換位思考，可是了解你的讀者和他們想要的東西是不足夠的，你寫作的目的其實還是為了你自己的訴求得到傳達并得到良性的回應(yīng)。

　　通過換位思考，站在對方的角度想問題，你的文章很可能更容易得到積極的回應(yīng)，此時你把收件人當(dāng)作來你的焦點，當(dāng)對方是焦點的時候，你的提議更有節(jié)能得到對方積極的回應(yīng)，幫助，支持，參與和采取行動。

　　而基于你自己觀點出發(fā)的表述，用詞才會真正的推動著對方朝著你期望的方向前進，讓你變得可信，營造出良好的氛圍。

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