Excel中給數(shù)據(jù)排序的常用方法
在用Excel制作相關(guān)的數(shù)據(jù)表格時，我們可以利用其強(qiáng)大的排序功能，瀏覽、查詢、統(tǒng)計相關(guān)的數(shù)字。下面，我們以圖1所示的“員工基本情況登記表”為例，來全面體驗(yàn)一番Excel的排序功能。
一、快速排序
如果我們希望對員工資料按某列屬性(如“工齡”由長到短)進(jìn)行排列，可以這樣操作:選中“工齡”列任意一個單元格(如I3)，然后按一下“常用”工具欄上的“降序排序”按鈕即可(參見圖1)。
小提示:①如果按“常用”工具欄上的“升序排序”按鈕，則將“工齡”由短到長進(jìn)行排序。②如果排序的對象是中文字符，則按“漢語拼音”順序排序。③如果排序的對象是西文字符，則按“西文字母”順序排序。
二、多條件排序
如果我們需要按“學(xué)歷、工齡、職稱”對數(shù)據(jù)進(jìn)行排序，可以這樣操作:選中數(shù)據(jù)表格中任意一個單元格，執(zhí)行“數(shù)據(jù)→排序”命令，打開“排序”對話框(圖2)，將“主要關(guān)鍵詞、次要關(guān)鍵詞、第三關(guān)鍵詞”分別設(shè)置為“學(xué)歷、工齡、職稱”，并設(shè)置好排序方式(“升序”或“降序”)，再按下“確定”按鈕就行了。
三、按筆劃排序
對“姓名”進(jìn)行排序時，國人喜歡按“姓氏筆劃”來進(jìn)行:選中姓名列任意一個單元格，執(zhí)行“數(shù)據(jù)→排序”命令，打開“排序”對話框(參見圖2)，單擊其中的“選項”按鈕，打開“排序選項”對話框(圖3)，選中其中的“筆劃排序”選項，確定返回到“排序”對話框，再按下“確定”按鈕即可。
小提示:如果需要按某行屬性對數(shù)據(jù)進(jìn)行排序，我們只要在上述“排序選項”對話框中選中“按行排序”選項即可。
四、自定義排序
當(dāng)我們對“職稱”列進(jìn)行排序時，無論是按“拼音”還是“筆劃”，都不符合我們的要求。對于這個問題，我們可以通過自定義序列來進(jìn)行排序:
先把相應(yīng)的職稱序列按需要排序的順序輸入到相應(yīng)的單元格區(qū)域中;執(zhí)行“工具→選項”命令，打開“選項”對話框(圖5)，切換到“自定義序列”標(biāo)簽下，在“從單元格中導(dǎo)入序列”右側(cè)的方框中輸入“$N$2:$N$18”(也可以用鼠標(biāo)選擇輸入)，然后單擊“導(dǎo)入”按鈕，將相應(yīng)的'序列導(dǎo)入到系統(tǒng)中，確定返回。
小提示:序列導(dǎo)入后，原來N2至N18區(qū)域中輸入的數(shù)據(jù)可以刪除，導(dǎo)入的序列在其他Excel文檔中均可直接使用。
選中“職稱”列任意一個單元格，執(zhí)行“數(shù)據(jù)→排序”命令，打開“排序”對話框，單擊其中的“選項”按鈕，打開“排序選項”對話框(參見圖3)，按“自定義排序次序”選項右側(cè)的下拉按鈕，在隨后彈出的下拉列表中，選中上述“導(dǎo)入”的序列，確定返回到“排序”對話框，再按下“確定”按鈕即可。
五、用函數(shù)進(jìn)行排序
有時，我們對某些數(shù)值列(如“工齡、工資”等)進(jìn)行排序時，不希望打亂表格原有數(shù)據(jù)的順序，而只需要得到一個排列名次。對于這個問題，我們可以用函數(shù)來實(shí)現(xiàn)(以“工齡”為例):在“工齡”右側(cè)插入一個空白列(J列)，用于保存次序(圖6)，然后選中J2單元格，輸入公式:=RANK(I2,$I$2:$I$101)，然后再次選中J2單元格，將鼠標(biāo)移至該單元格右下角成“細(xì)十字線狀”時(這種狀態(tài)，我們通常稱之為“填充柄”狀態(tài))，按住左鍵向下拖拉至最后一條數(shù)據(jù)為止，次序即刻顯示出來(圖6)。
小提示:若要升序排序，可在公式最后增加一個“非零”參數(shù)，如將上述公式改為:=RANK(I2,$I$2:$I$101,1)。
六、讓序號不參與排序
當(dāng)我們對數(shù)據(jù)表進(jìn)行排序操作后，通常位于第一列的序號也被打亂了，如何不讓這個“序號”列參與排序呢?我們在“序號”列右側(cè)插入一個空白列(B列)，將“序號”列與數(shù)據(jù)表隔開。用上述方法對右側(cè)的數(shù)據(jù)區(qū)域進(jìn)行排序時，“序號”列就不參與排序了。
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